Engagement & Logistics Engine: Jubileuszowy Offsite R&D Center

Wyzwanie

Organizacja drugiego spotkania Offsite dla Software R&D Center wymagała precyzyjnego zarządzania informacją dla setek pracowników o wysokich kompetencjach technicznych. Kluczowym wyzwaniem było utrzymanie wysokiego poziomu ekscytacji od pierwszego maila oraz sprawne przeprowadzenie uczestników przez bogatą ofertę atrakcji na miejscu.

Rozwiązanie

Zastosowaliśmy podejście oparte na segmentacji danych i nowoczesnym designie informacyjnym, aby uporządkować skomplikowany workflow wydarzenia:

• Zautomatyzowany System Rejestracji: Wdrożyliśmy zaawansowany formularz zbierający precyzyjne dane od uczestników – od wyboru współlokatora i typu transportu, po rozmiary spersonalizowanych gadżetów, co wyeliminowało błędy logistyczne na etapie przygotowań.
• Koncepcja „Fun Map”: Zaprojektowaliśmy unikalny interfejs wizualny wydarzenia (mapa atrakcji), który w intuicyjny sposób podzielił aktywności na trzy strefy (Ground, Beach, Water), pozwalając uczestnikom na samodzielne planowanie swojej ścieżki doświadczeń.
• Strategia Teasingowa: Wykorzystaliśmy cykliczną komunikację mailingową opartą na stopniowym odsłanianiu elementów mapy („More soon...”), co skutecznie budowało zaangażowanie i frekwencję (attendance confirmation).
• Phygital Integration: Połączenie cyfrowego systemu zapisów z fizyczną infrastrukturą, zapewniające płynny check-in i dystrybucję dedykowanych pakietów powitalnych.

Efekt biznesowy

Dzięki cyfryzacji procesu i silnemu brandingowi „We make a splash”, wydarzenie stało się benchmarkiem dla wewnętrznych eventów R&D:

• 100% Precyzji Logistycznej: Automatyzacja zbierania danych pozwoliła na bezbłędne dopasowanie transportu i zakwaterowania dla dużej grupy specjalistów.
• Wysokie Zaangażowanie (Employee Experience): Czytelna komunikacja i atrakcyjna oprawa wizualna przełożyły się na wzmocnienie kultury organizacyjnej.
• Optymalizacja: Zastąpienie rozproszonych systemów (maile, excel) jednym, zintegrowanym systemem danych, co drastycznie skróciło czas potrzebny na koordynację wydarzenia.

Podsumowanie

Zarządzasz dużym zespołem i chcesz, aby Twój event firmowy był czymś więcej niż tylko noclegiem w hotelu? Powyższa historia to dowód na to, że silnik Viramity i nasze podejście do UX mogą zostać zaadaptowane do potrzeb komunikacji wewnętrznej, zamieniając chaos logistyczny w precyzyjnie zaplanowane doświadczenie. Jeśli Twoja organizacja potrzebuje technologii, która uporządkuje dane i realnie zaangażuje pracowników – porozmawiajmy o projekcie.

Napisz do nas: marcin.przybyla@johncube.pl