Event Management Engine: Strategiczna integracja zespołu
Wyzwanie
Lider sektora budowlanego, potrzebował wydajnego narzędzia do kompleksowej obsługi dwudniowego wydarzenia korporacyjnego. Wyzwaniem była koordynacja logistyki dla dużej grupy pracowników oraz konieczność utrzymania wysokiego zaangażowania poprzez płynną komunikację agendy i atrakcji. Kluczowym celem strategicznym było zastąpienie rozproszonych metod zapisów nowoczesną technologią, która wyeliminuje błędy w planowaniu i zredukuje obciążenie administracyjne działu HR.
Rozwiązanie
Wykorzystaliśmy modułowość silnika Viramity, aby stworzyć dedykowany ekosystem obsługujący pełny cykl życia wydarzenia:
- Scentralizowany System Rejestracji: Wdrożyliśmy zaawansowany moduł „Zgłoś się”, który pozwolił na błyskawiczne zbieranie deklaracji uczestnictwa i zarządzanie listą gości w czasie rzeczywistym.
- Interactive Calendar Integration: Implementacja funkcji „Dodaj wydarzenie do kalendarza” (Google/Outlook), co drastycznie obniżyło ryzyko nieobecności i zapewniło uczestnikom stały dostęp do terminów bezpośrednio w ich narzędziach pracy.
- Logistics & Information Hub: Platforma stała się jedynym źródłem prawdy o evencie, serwując szczegóły dotyczące lokalizacji, zakwaterowania oraz planowanych atrakcji w atrakcyjnej, filmowej oprawie wizualnej.
- Automatyzacja Komunikacji (Teasing): System mailingowy Viramity umożliwił budowanie atmosfery wyczekiwania („Misja Ewolucja już tuż, tuż!”), zapewniając pracownikom regularne aktualizacje bez angażowania zespołu operacyjnego.
Efekt biznesowy
Dzięki cyfryzacji procesów eventowych, Klient osiągnął najwyższy standard organizacji komunikacji wewnętrznej:
- Optymalizacja Operacyjna: Skrócenie czasu potrzebnego na zbieranie i weryfikację danych uczestników o 60% dzięki automatyzacji workflow.
- Skalowalność: Bezproblemowa obsługa masowej skali zgłoszeń przy zachowaniu pełnej spójności danych logistycznych.
- Wzmocnienie Kultury Organizacyjnej: Profesjonalizacja procesu zaproszeń i rejestracji wpłynęła na pozytywny odbiór wydarzenia, pozycjonując firmę jako nowoczesnego pracodawcę dbającego o detale technologiczne.
Podsumowanie
Zarządzasz dużą organizacją i chcesz, aby Twój event firmowy był precyzyjnie zaplanowanym sukcesem, a nie logistycznym wyzwaniem? Powyższa historia to dowód na to, że silnik Viramity potrafi zamienić skomplikowaną rejestrację i komunikację w jeden, płynny proces, który buduje energię zespołu od pierwszego kliknięcia. Jeśli Twoja firma potrzebuje technologii, która uporządkuje eventowe dane i zaangażuje pracowników – porozmawiajmy o projekcie.
Napisz do nas: marcin.przybyla@johncube.pl
